Management van projecten

  • De variabelen om een project mee te beheersen worden meestal samengevat in het letterwoord GOTIK: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit.
  • Een uitgebreidere variant daarvan is GROWCKIT: Geld, Risico’s, Organisatie, Welzijn, Communicatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd.
  • Geld, of breder opgevat: middelen. Welke schaarse hulpbronnen heb je nodig om voor je opdrachtgever van het project een succes te maken? Denk aan kennis & kunde, netwerk, besluitkracht, … en inderdaad: geld. Naast (beleids)regels stuurt de overheid met geld. Daarom is het van belang, begrotingen te kunnen lezen en het verschil tussen vormen van geld (denk aan begrotingsgeld, investeringen, stelposten, leningen, …) te begrijpen en benutten.
  • Risico’s – hebben we het de volgende trainingsdag over.
  • Organisatie – hoe organiseer je een project. Klein – met opdrachtgever, projectleider, projectgroep. Groot – met daarbij deelprojecten en deelprojectleiders, een stuurgroep die regelmatig toetst of het project nog op koers ligt, een klankbordgroep…
  • Welzijn – gaat over de zorg van de projectleider voor zijn medewerkers. Die hebben recht op duidelijke opdrachten, regelmatige feedback en de tools die zij nodig hebben om hun werk te doen. Wordt doorgaans als een soft control gezien, maar wie er te zacht mee omgaat, wordt met de harde gevolgen daarvan geconfronteerd.
  • Communicatie – hier: met de omgeving van het project over de voortgang. Gericht op informatie, draagvlak en draagkracht.
  • Kwaliteit – heeft een eenvoudige definitie: kwaliteit = leveren conform specificaties. De specs staan in je opdracht. Wie zonder opdracht werkt, kan geen kwaliteit leveren en neemt uit het oogpunt van zelfbescherming grote risico’s.
  • Informatie – de informatieverzorging, vastlegging en documentatie binnen het project.
  • Tijd – heeft twee aspecten: doorlooptijd en capaciteit. Doorgaans wordt in projectplannen onvoldoende aandacht besteed aan de vraag, hoeveel capaciteit op welk moment nodig is.

Zulke beheersvariabelen zijn hard, voor zover ze in regels, richtlijnen, protocollen en rapportages zijn te verwerken en ze in absolute en relatieve getallen kunnen worden vervat. En ze zijn soft, omdat elk van die variabelen kan opduiken in grote en kleine verhalen die je over je project vertelt, elke dag weer, bij de koffieautomaat of bij de stuurgroep en alles wat daar tussen zit. Denk aan de elevator pitch, waar we vandaag mee hebben geoefend. Denk ook aan het verschil tussen verkopen en laten kopen, en aan het construeren van frames en reframes.

Huiswerk

  1. Probeer een of meer keren iemand iets te laten kopen, cf. de besproken methodiek en vertel daar de volgende trainingsdag over terug;
  2. Zoek op je werk (of daarbuiten) naar frames, neem de volgende keer voorbeelden mee en vertel, hoe ze volgens jou in elkaar zitten.

Literatuur

  • Roy Baumeister over Wilskracht (en het juiste tijdstip van de dag, om een goed besluit te krijgen);
  • Hans de Bruijn over framing (en nog eens)
  • In het artikel dat Aafke doorstuurde (waarvoor dank!) werd Sarah Gagestein opgevoerd als “waarschijnlijk de enige Nederlandse met ‘framing-deskundige’ op haar visitekaartje”. Geen idee, maar het doet de hiervoor genoemde De Bruijn te kort, die het onderwerp al veel eerder agendeerde. Overigens geeft Gagesteins boek “Denk niet aan een roze olifant” een leuk overzicht. Maar ze vertelt er vreemd genoeg niet bij dat ze die titel heeft van de man met wie framing zo’n beetje begon: de buitengewoon invloedrijke George Lakoff, die onder meer het boek schreef “Don’t think of an elephant! Know your values and frame the debate”.
  • Over de basis van het win-win onderhandelen, zie dit boek van Ury, Fisher en Patton.